Een PIM-systeem implementeren: aanpak, fasen en doorlooptijd

Een PIM-systeem (Product Information Management) implementeren betekent dat u de software inricht, bestaande productdata overzet, koppelingen met ERP en verkoopkanalen bouwt en uw organisatie leert werken vanuit één centrale bron voor productinformatie. Plan het project in zeven fasen, begin met een afgebakende eerste release en reken voor een middelgroot project indicatief op vier tot zes maanden tot go-live.

De fasen overlappen. Datamigratie en integraties lopen parallel aan de configuratie en bepalen in de praktijk het kritieke pad. Deze gids geeft de volgorde, de doorlooptijden, het team en de risico's, met per fase een verdiepend artikel. Heeft u nog geen systeem gekozen, begin dan bij het selectiekader voor PIM.

Uit welke fasen bestaat een PIM-implementatie?

De tabel toont de zeven fasen voor een middelgroot project: één ERP-systeem, één webshop, enkele tienduizenden SKU's (Stock Keeping Units, de verkoopbare artikelvarianten) en twee tot drie talen. De weken zijn indicatief en rekenen met een go-live in week 20.

Twee stromen lopen vanaf de eerste week mee. Change management start bij de kick-off, zodat medewerkers het waarom van het project van de projectleiding horen. Datamigratie start met het profileren van de brondata zodra het productdatamodel in concept staat, omdat de werkelijke kwaliteit van de data pas zichtbaar wordt bij het mappen naar families en attributen.

Hoe lang duurt een PIM-implementatie?

De doorlooptijd hangt af van vier variabelen: het aantal integraties, het aantal databronnen en hun kwaliteit, het aantal talen en kanalen, en de beschikbare interne capaciteit. Bij een SaaS-PIM levert de leverancier de omgeving aan, zodat vrijwel alle doorlooptijd in inrichting, data en koppelingen zit.

Deze bandbreedtes zijn indicatieve praktijkwaarden zonder onafhankelijke benchmark. Gebruik ze als startpunt en reken uw eigen planning door op basis van het aantal integraties en de uitkomst van de eerste dataprofilering.

Plan na go-live een hypercareperiode en een tweede release. Microsoft omschrijft hypercare in de implementatiegids voor Dynamics 365 als een korte periode na go-live waarin u extra capaciteit en aandacht geeft aan gebruikers en processen. Een vaste duur noemt Microsoft niet; voor PIM is twee tot vier weken een gangbare, indicatieve planning. De doorlooptijd stuurt ook het budget, zie wat een PIM-systeem kost.

Welk team heeft een PIM-implementatie nodig?

Een PIM-project vraagt een klein, vast kernteam met mandaat. De inzetpercentages hieronder zijn indicatief voor een middelgroot project.

Een data steward is de inhoudelijke beheerder van productdata binnen een domein of assortiment. Wijs deze mensen vroeg aan: zij worden na go-live de dagelijkse gebruikers en de eigenaren van datakwaliteit.

De meeste organisaties werken met een externe partner. Een gangbare verdeling is dat de partner configureert en koppelingen bouwt, terwijl het eigen team het datamodel en de data inhoudelijk beheert. Lees hoe u een implementatiepartner kiest voor selectiecriteria en contractafspraken.

Waterval, agile of hybride: welke aanpak past?

Voor PIM werkt een hybride aanpak het best. Leg de fundamenten vooraf vast: het datamodel op hoofdlijnen, de interfacecontracten met ERP en webshop en de migratiestrategie. Configureer daarna in korte iteraties, zodat key users elke twee tot drie weken (indicatief) werkende functionaliteit beoordelen. De Scrum Guide (versie november 2020) schrijft sprints voor van een maand of korter.

Prioriteer de backlog met MoSCoW (Must, Should, Could, Won't have this time). Het Agile Business Consortium, beheerder van de DSDM-methode, adviseert om Must haves op typisch niet meer dan 60% van de totale inspanning te houden en circa 20% Could haves als buffer te reserveren. Dat geeft de projectleiding ruimte om bij tegenvallers te schrappen zonder de go-live-datum op te schuiven.

Waar lopen PIM-implementaties vast?

Vijf risico's keren in vrijwel elk PIM-project terug. Neem ze vanaf dag één op in het risicoregister, met een eigenaar en een maatregel.

1. Te brede eerste release. Elk team wil zijn wensen in release één. Beperk die release tot het datamodel voor de belangrijkste families, de ERP-koppeling, de webshopkoppeling, een basisworkflow en de migratie van de actieve catalogus.
2. Datakwaliteit wordt laat zichtbaar. Profileer de brondata in de eerste weken en reken op handwerk voor duplicaten, eenheden en ontbrekende waarden. Microsoft beveelt in zijn governancerichtlijnen zakelijk eigenaarschap van de te migreren data aan.
3. Integraties worden onderschat. Leg per koppeling vast welk systeem eigenaar is van welk attribuut, hoe vaak er gesynchroniseerd wordt en wat er bij fouten gebeurt. Test met productievolumes.
4. Te weinig interne capaciteit. Data stewards combineren het project met hun dagelijkse werk. Regel vervanging of ontlasting, anders lopen opschonen en testen achter. Microsoft waarschuwt dat training bij druk op planning of budget een van de eerste onderdelen is die sneuvelen.
5. Lage adoptie. Medewerkers houden Excel open naast het PIM. Begin change management bij de kick-off en meet na go-live hoeveel producten werkelijk via het PIM worden verrijkt.

Een zesde risico is een vaste go-live-datum zonder criteria. Laat de livegang afhangen van een go/no-go-besluit op vooraf vastgelegde acceptatiecriteria.

De artikelen in dit cluster

Plannen en inrichten

• Het PIM-projectplan beschrijft scope, fasering, mijlpalen, teamrollen, risicobeheer, budget en communicatie, met een weekplanning voor een middelgroot project.
• Productdata migreren naar een nieuw PIM behandelt inventarisatie, opschonen, het mappingdocument, proefmigraties en de keuze tussen big bang en gefaseerd migreren.
• PIM-integraties legt de patronen point-to-point, middleware en event-driven uit, met interfacecontracten, API-limieten en foutafhandeling.

Testen, adoptie en livegang

• Een PIM-implementatie testen geeft testsoorten, minimale testscenario's, bevindingenbeheer en de acceptatiecriteria voor het go/no-go-besluit.
• PIM-gebruikers trainen beschrijft doelgroepen, timing ten opzichte van de UAT, trainingsvormen en kennisborging na go-live.
• Change management bij een PIM-implementatie behandelt rolveranderingen, het ADKAR-model, weerstand en adoptiemetingen.
• De PIM go-live geeft het draaiboek voor cutover, rollback, hypercare en de overdracht naar regulier beheer.

Koppelingen per platform

• PIM koppelen aan Shopify voor productdata, varianten en metafields in Shopify.
• PIM koppelen aan WooCommerce voor webshops op WordPress.
• PIM koppelen aan Magento en Adobe Commerce voor attribuutsets, store views en catalogusstructuren.
• PIM koppelen aan Exact Online en Exact Globe voor artikelstamdata uit het Nederlandse ERP van Exact.
• PIM koppelen aan AFAS Profit voor artikelen en stamdata uit AFAS.
• PIM koppelen aan Microsoft Dynamics 365 voor Business Central en Finance & Operations.

Belangrijkste punten

• Plan een PIM-implementatie in zeven overlappende fasen en reken voor een middelgroot project indicatief op 16 tot 26 weken tot go-live, plus twee tot vier weken hypercare.
• Datamigratie en integraties bepalen het kritieke pad: start het profileren van brondata en het vastleggen van interfacecontracten in de eerste weken.
• Houd de eerste release klein met MoSCoW en reserveer, volgens de DSDM-richtlijn, ruimte in de Could haves als buffer.
• Wijs data stewards vroeg aan en ontlast hen; zij dragen het opschonen, het testen en het dagelijkse beheer na go-live.
• Laat de livegang afhangen van een go/no-go-besluit op acceptatiecriteria die u vooraf heeft vastgelegd.