De PIM go-live: draaiboek, cutover en hypercare

De PIM-go-live is het moment waarop het PIM de leidende bron voor productdata wordt en de koppelingen naar de kanalen in productie gaan. Laat de livegang afhangen van een go/no-go-besluit, voer de cutover uit volgens een geoefend draaiboek met rollbackplan en plan daarna een hypercareperiode die eindigt op exitcriteria.

Een goed voorbereide go-live verloopt rustig en voorspelbaar. Een slecht voorbereide go-live levert foutieve productpagina's, gestopte feeds en gebruikers die terugvallen op Excel. Dit artikel geeft het draaiboek van twee weken vóór de livegang tot de overdracht naar beheer. De voorafgaande fase staat in een PIM-implementatie testen.

Hoe neemt u het go/no-go-besluit?

Neem het besluit indicatief een week vóór de geplande cutover, in een stuurgroepoverleg met de business sponsor. Microsoft adviseert in zijn implementatiegids voor Dynamics 365 om vooraf vast te leggen wie beslist en op welke criteria, bijvoorbeeld hoeveel bevindingen acceptabel zijn en hoe die worden opgelost of omzeild.

Toets voor een PIM deze criteria:

1. Geen openstaande kritieke bevindingen; hoge bevindingen hersteld of expliciet geaccepteerd.
2. De gebruikersacceptatietest is afgetekend.
3. Integraties draaien stabiel in de testomgeving.
4. De laatste proefmigratie is gevalideerd en past in het cutovervenster.
5. Eindgebruikers zijn getraind en het hypercareteam is ingeroosterd.
6. Het cutoverdraaiboek is minstens eenmaal volledig geoefend.

Valt het besluit op no-go, leg dan vast welke criteria niet gehaald zijn, wat er nodig is en wanneer het besluit opnieuw wordt genomen.

Wat staat er in het cutoverdraaiboek?

De cutover is de overgang van de oude werkwijze naar het PIM. Microsoft beschrijft dat het venster waarin geen van beide systemen bruikbaar is meestal korter is dan 48 uur, vaak aangeduid als het cutoverweekend. Bij PIM blijft de webshop doorgaans online; alleen het wijzigen van productcontent wordt tijdelijk bevroren.

Neem volgens Microsoft per taak op: volgorde en tijdstip, eigenaar en vervanger, instructies en hulpmiddelen, een controle met aftekening, en een rollbackplan voor het geval het misgaat. Een indicatief draaiboek voor PIM:

Leg in het draaiboek beslismomenten vast waarop de projectmanager en de sponsor besluiten om door te gaan of terug te vallen. Een rollbackplan voor PIM beschrijft hoe u publicatie naar kanalen stopt, de vorige webshopcontent terugzet en de bronsystemen weer vrijgeeft. Voor de migratiestappen zelf zie productdata migreren naar een nieuw PIM.

Waarom oefent u de cutover vooraf?

Microsoft adviseert om het cutoverplan vóór de echte cutover te oefenen in een testomgeving, zo dicht mogelijk bij de werkelijkheid: dezelfde data, hulpmiddelen, mensen, stappen en timing. Herhaal die proefrun tot u zeker bent dat alles soepel verloopt en werk het draaiboek na elke run bij.

Combineer de generale repetitie met de laatste proefmigratie. Dan meet u in één keer de laadtijd, de validatietijd en de tijd voor het activeren van koppelingen, en weet u of het geheel in het geplande venster past.

Hoe richt u de hypercare in?

Microsoft omschrijft hypercare als een korte periode na go-live waarin u extra capaciteit en aandacht inzet om gebruikers en processen te ondersteunen. Een vaste duur noemt Microsoft niet; voor PIM is twee tot vier weken een gangbare, indicatieve planning. Leg vooraf een einddatum en exitcriteria vast.

Tijdens de hypercare:

• Dagelijkse stand-up van indicatief vijftien minuten met projectteam, partner en key users over meldingen en prioriteiten.
• Monitoring van koppelingen, foutlogs, publicatiewachtrijen en de volledigheid per kanaal, minstens dagelijks.
• Snellere responstijden voor meldingen, met een vast aanspreekpunt.
• Coaching op de werkplek door key users of champions, met een actuele lijst veelgestelde vragen.
• Beschikbaarheid van de partner. Microsoft waarschuwt dat projectmensen anders al aan de volgende fase werken en zich onttrekken aan supportvragen. Leg hun inzet contractueel vast.

Microsoft noemt als voorbeelden van exitcriteria: geen kritieke problemen, kernprocessen lopen efficiënt, servicenormen worden gehaald en het beheerteam lost de meeste meldingen zonder extra hulp op. Voeg voor PIM stabiele koppelingen over een aaneengesloten periode toe.

Hoe draagt u over naar regulier beheer?

Aan het eind van de hypercare gaat de verantwoordelijkheid over van de projectorganisatie naar de beheerorganisatie: PIM-beheerder, data stewards, IT en de partner of leverancier op basis van een serviceovereenkomst. Microsoft neemt een plan voor de overdracht van ondersteuning aan een beheerteam op als vast punt van de go-live-checklist.

Leg in de overdracht vast:

• eigenaarschap van het datamodel en de procedure voor wijzigingen;
• incidentafhandeling met prioriteiten, responstijden en escalatie naar partner en leverancier;
• monitoring van koppelingen en wie alerts ontvangt;
• de backlog voor release twee met eigenaar en planning;
• documentatie van configuratie, koppelingen en werkinstructies.

Borg de nieuwe rollen in uw productdata-governance en houd de adoptiemetingen uit change management aan.

Welke fouten voorkomt u bij de go-live?

• Livegang op vrijdag of vlak voor een piek. Kies een dinsdag of woensdag buiten seizoensstarts en acties.
• Geen rollbackplan. Leg vooraf vast wanneer en hoe u terugvalt.
• Een ongeoefende cutover. Oefen het draaiboek minstens eenmaal volledig.
• Iedereen tegelijk. Overweeg bij grote organisaties een gefaseerde start per team, merk of land.
• Te vroeg stoppen met hypercare. Stop pas als de exitcriteria gehaald zijn.

Belangrijkste punten

• Laat de livegang afhangen van een go/no-go-besluit op zes vooraf vastgelegde criteria.
• Werk een cutoverdraaiboek uit met eigenaar, vervanger, controle en rollback per taak, en oefen het volledig in de testomgeving.
• Plan indicatief twee tot vier weken hypercare met dagelijkse stand-up, monitoring en coaching, en leg de inzet van de partner vast.
• Beëindig de hypercare op exitcriteria en draag over met vastgelegd eigenaarschap, incidentafhandeling en een backlog voor release twee.