PIM koppelen aan Microsoft Dynamics 365 Business Central en Finance & Operations

Bij een PIM-koppeling met Microsoft Dynamics 365 blijft het ERP-systeem eigenaar van artikelnummer, categorie, eenheden, prijzen, kostprijs en voorraad. Het PIM-systeem beheert productteksten, specificaties, vertalingen en media en publiceert die naar de kanalen. Voor Business Central gebruikt de koppeling API v2.0. Voor Finance & Operations (de apps Finance en Supply Chain Management) gebruikt de koppeling data entities, via OData of de batch data API.

Beide producten heten Dynamics 365, maar het artikelmodel en de integratietechniek verschillen sterk. Finance & Operations werkt met producten die per juridische entiteit worden vrijgegeven; Business Central werkt met items per bedrijf. Hoe ERP en PIM in het algemeen samenwerken, beschrijft PIM en ERP koppelen.

Welk systeem beheert welke velden?

Het ERP-model van productdimensies en varianten moet aansluiten op het variantmodel in het PIM-systeem; zie een productdatamodel opzetten.

Hoe koppelt u een PIM-systeem aan Business Central?

Business Central biedt API v2.0, gebaseerd op OData V4. Voor productdata zijn deze resources het meest relevant:

• item: onder meer number, displayName, type (Inventory, Service of Non-Inventory), itemCategoryCode en itemCategoryId, gtin, unitPrice, unitCost, inventory, baseUnitOfMeasureCode, taxGroupCode, blocked en lastModifiedDateTime.
• itemCategory: code en displayName. De API-resource bevat geen veld voor de bovenliggende categorie.
• itemVariant: per variant een code en description, gekoppeld aan het item.
• picture: de afbeelding van een item, met contentType, breedte en hoogte.

Itemattributen

In Business Central legt u kenmerken zoals hoogte of modeljaar vast als itemattributen. Volgens Microsoft Learn wijst u attributen toe aan items of aan itemcategorieën, waarbij subcategorieën attributen van bovenliggende categorieën erven, en filtert u items op attribuutwaarden. Optie-attributen hebben een vaste lijst waarden.

De item-resource van API v2.0 bevat geen itemattributen. Wilt u attributen tussen Business Central en het PIM-systeem uitwisselen, vraag dan uw implementatiepartner of connectorleverancier hoe die worden ontsloten. In de meeste PIM-architecturen worden productkenmerken voor kanalen in het PIM-systeem beheerd, en blijven in Business Central alleen de attributen die verkoop en inkoop nodig hebben.

API-limieten van Business Central online

Bij overschrijding volgt HTTP 429. Microsoft raadt aan verzoeken over meerdere gebruikers of service principals te verdelen om de doorvoer te houden. Haal wijzigingen op met een filter op lastModifiedDateTime, zodat elke run alleen gewijzigde items leest.

Hoe koppelt u een PIM-systeem aan Finance & Operations?

Finance & Operations beheert producten op twee niveaus. Een gedeelde productdefinitie bevat de identificatie, categorisering en configuratie. Een vrijgegeven product is dat product, vrijgegeven aan een specifieke juridische entiteit. Productmodellen (product masters) gebruiken de productdimensies Kleur, Maat, Stijl en Configuratie; de daaruit gegenereerde producten heten productvarianten.

De integratie loopt via data entities: een abstractielaag boven de databasetabellen die een bedrijfsconcept bundelt. Microsoft beschrijft twee patronen:

1. OData (synchroon). Publieke entities zijn bereikbaar op het pad /data. Standaard ziet u alleen data van het eigen bedrijf; met cross-company=true leest u alle bedrijven waartoe de gebruiker toegang heeft. De maximale paginagrootte is 10.000.
2. Batch data API (asynchroon). Via het Data management framework, met terugkerende integraties via bestand of wachtrij. Voor on-premises installaties is de Data management package REST API de enige ondersteunde API.

Microsoft geeft als vuistregel: gebruik de batch data API als het volume boven enkele honderdduizenden records komt. In de voorbeeldscenario's van Microsoft loopt een productinformatiesync van 1.000 records per uur via OData. Een PIM-koppeling die alleen wijzigingen verwerkt, past meestal in OData; de eerste vulling en grote herlaadrondes passen in de batch data API.

Welke integratiepatronen en syncrichting kiest u?

U kiest tussen een standaardconnector van de PIM-leverancier, een iPaaS-platform of maatwerk op de API. In een breder IT-landschap bepaalt de bestaande integratielaag vaak de keuze.

Basisgegevens gaan van Dynamics naar het PIM-systeem: nieuwe artikelen verschijnen in het PIM-systeem als 'te verrijken'. Content gaat van PIM naar webshop, marktplaatsen en print. Prijs en voorraad gaan rechtstreeks van Dynamics naar de webshop. Terugschrijven naar Dynamics beperkt u tot afgesproken velden, zoals een in het PIM-systeem vastgestelde GTIN.

Welke valkuilen ziet u in Dynamics-koppelingen?

1. Onduidelijke rol van itemattributen. Als attributen zowel in Business Central als in het PIM-systeem worden gewijzigd, lopen ze uiteen. Kies per attribuut één eigenaar.
2. Variantmodel dat niet aansluit. De productdimensies van Finance & Operations en de varianten van Business Central moeten matchen met de variantassen in het PIM-systeem.
3. Eén technische gebruiker. Alle verkeer via één gebruiker loopt sneller tegen de limiet van 6.000 verzoeken per vijf minuten aan.
4. Geen rekening met vrijgave per juridische entiteit. In Finance & Operations bestaat een product pas in een juridische entiteit na vrijgave. Een koppeling die alleen gedeelde producten leest, mist entiteitsspecifieke gegevens.
5. OData voor bulkladingen. Volledige herlaadrondes via OData duren lang en belasten de omgeving. Gebruik daarvoor de batch data API.

Welke PIM-leveranciers hebben een Dynamics-connector?

Volgens de geverifieerde integratiegegevens in de leveranciersprofielen noemen Perfion, Dynamicweb PIM, Pimics, Struct, AtroPIM en Kontainer Microsoft Dynamics 365 Business Central als integratie. Dynamicweb PIM noemt ook Finance and Operations, NAV en AX; Perfion noemt Dynamics 365 Finance. Pimberly en 4ALLPORTAL noemen Microsoft Dynamics 365 zonder productspecificatie, en Pimcore, Contentserv, Catsy en Atamya noemen Microsoft Dynamics. Vraag per leverancier welke Dynamics-versie, welke API en welke velden de connector ondersteunt.

Belangrijkste punten

• Dynamics blijft eigenaar van artikelnummer, eenheden, prijzen, kostprijs en voorraad; het PIM-systeem beheert content, specificaties, vertalingen en media.
• Business Central koppelt u via API v2.0 (item, itemCategory, itemVariant, picture); itemattributen zitten niet in de item-resource.
• Houd bij Business Central online rekening met 6.000 verzoeken per gebruiker per vijf minuten en vijf gelijktijdige verzoeken.
• Finance & Operations koppelt u via data entities: OData voor deltaverkeer, de batch data API voor grote volumes.
• Meerdere PIM-leveranciers noemen een Business Central-connector; test die met uw eigen variant- en attribuutmodel.