PIM vs ERP: welk systeem beheert welke productdata?

Het ERP-systeem en het PIM-systeem beheren hetzelfde product vanuit twee kanten. Het ERP-systeem registreert wat u inkoopt, op voorraad heeft, verkoopt en factureert. Het PIM-systeem beheert hoe het product in elk verkoopkanaal wordt beschreven en getoond. U kiest dus zelden tussen de twee. U bepaalt welk systeem voor welk attribuut leidend is.

Wat is het verschil tussen PIM en ERP?

Gartner definieert ERP (Enterprise Resource Planning) als een geïntegreerde suite van bedrijfsapplicaties die op één gedeelde proces- en datastructuur draait, voor onder meer financiën, hr, distributie, productie en supply chain. Bekende voorbeelden in Nederland en België zijn SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Exact Online, Exact Globe, AFAS Profit en Unit4.

Een PIM-systeem (Product Information Management) is de centrale plek waar u productinformatie verzamelt, verrijkt, vertaalt, controleert en naar kanalen publiceert. Waar het ERP rekent met artikelen, werkt het PIM met verkoopklare productcontent. Akeneo vat het verschil in zijn ERP-integratiegids samen als "hot" en "cold" data: het ERP beheert gegevens die dagelijks veranderen, zoals prijs en voorraad, het PIM beheert gecontroleerde marketinginformatie die zelden wijzigt.

PIM en ERP naast elkaar vergeleken

Welke productdata hoort in het ERP en welke in het PIM?

Het principe is eenvoudig: elk attribuut heeft één leidend systeem, de single source of truth voor dat veld. Andere systemen lezen het en schrijven het niet terug. In de praktijk ziet de verdeling er meestal zo uit.

• Leidend in het ERP: artikelnummer, EAN of GTIN (tenzij u die elders uitgeeft), artikelgroep, inkoopprijs, verkoopprijs, voorraad, levertijd, leverancier, btw-tarief, gewicht en afmetingen voor logistiek.
• Leidend in het PIM: commerciële productnaam, lange omschrijving, USP's, technische specificaties voor de klant, classificatie volgens ETIM of GS1, vertalingen, afbeeldingen en documenten, productrelaties zoals accessoires en alternatieven, SEO-velden en kanaalspecifieke teksten.
• Afspraak per organisatie: status en levenscyclus (nieuw, actief, uitlopend), merk, verpakkingsgegevens en wettelijke informatie. Hier kiest u bewust één eigenaar en legt u dat vast in uw productdata-governance.

Waarom volstaat het ERP-systeem niet als PIM?

Het ERP-datamodel is gebouwd voor transacties. Dat ziet u terug in de velden. In SAP is de standaard materiaalomschrijving (veld MAKT-MAKTX) 40 tekens lang, zo bevestigt SAP in kennisbankartikel 1630702. In Microsoft Dynamics NAV 2016, de voorganger van Business Central, was het veld Description in de artikeltabel maximaal 50 tekens volgens de Microsoft-documentatie. Een producttitel voor bol of een uitgebreide productpagina past daar niet in.

Daarnaast missen ERP-systemen doorgaans vier dingen die een PIM-systeem standaard biedt:

1. Een flexibel attribuutmodel per productfamilie. Een boormachine en een tegel hebben andere specificaties. Een PIM laat u per familie attributen, validatieregels en verplichte velden definiëren.
2. Verrijkingsworkflows. Taken, reviewstappen en een completeness-score per kanaal en taal maken zichtbaar welk product nog niet publicatieklaar is.
3. Meertaligheid op attribuutniveau. Vertalingen per veld, met status per taal, in plaats van één vertaalde omschrijving.
4. Kanaalspecifieke export. Per kanaal een eigen selectie, volgorde en opmaak van attributen, en koppelingen naar webshop, marktplaats en printcatalogus.

U kunt een ERP-systeem uitbreiden met extra velden en maatwerk. Dat verplaatst het probleem: elk maatwerkveld moet bij upgrades mee, en de gebruikers van marketing werken dan in een omgeving die voor finance is ontworpen.

Hoe werken PIM en ERP samen?

In een gangbare architectuur loopt de data in vier stappen:

1. Aanmaak in het ERP. Inkoop of productie maakt het artikel aan met nummer, EAN, artikelgroep, prijs en leverancier.
2. Overdracht naar het PIM. Een koppeling zet het nieuwe artikel in het PIM, vaak als batch met een delta op wijzigingsdatum. Akeneo beschrijft dit voor SAP S/4HANA als een eenrichtingsexport van materiaalstamgegevens, waarbij het ERP-veld dat naar de SKU gaat de unieke sleutel vormt.
3. Verrijking in het PIM. Productdatamanagers vullen specificaties, teksten, media en vertalingen aan tot het product per kanaal compleet is.
4. Publicatie naar kanalen. Het PIM levert de content aan webshop en marktplaatsen. Prijs en voorraad gaan rechtstreeks uit het ERP naar de webshop, zoals Akeneo in zijn ERP-integratiegids aanbeveelt.

Voor de technische uitwerking, met middleware, API's en conflictregels, leest u PIM en ERP koppelen. Voor Nederlandse ERP-systemen zijn er aparte handleidingen, zoals PIM koppelen aan Exact Online en Exact Globe.

Wanneer kiest u alleen ERP, en wanneer PIM erbij?

Gebruik deze beslisregel.

Het antwoord "beide, gekoppeld" is voor de meeste fabrikanten, groothandels en merken met meer dan één kanaal het juiste. Sommige PIM-leveranciers richten zich specifiek op ERP-omgevingen. Perfion mikt bijvoorbeeld op middelgrote bedrijven met Microsoft Dynamics 365 of SAP Business One en levert daarvoor standaardkoppelingen. Onderbouw de investering met een business case voor PIM waarin u de huidige handmatige uren tussen ERP, Excel en kanalen meeneemt.

Belangrijkste punten

• Het ERP-systeem is leidend voor transactie- en logistieke data, het PIM-systeem voor alles wat de klant over het product leest en ziet.
• ERP-omschrijvingsvelden zijn kort (40 tekens in de standaard SAP-materiaalomschrijving), wat publicatie naar webshops en marktplaatsen beperkt.
• Leg per attribuut één leidend systeem vast en laat actuele prijs en voorraad rechtstreeks uit het ERP naar de webshop gaan.
• Bij meerdere kanalen, talen of technische classificaties is ERP en PIM gekoppeld de gangbare architectuur.