PIM koppelen aan Exact Online en Exact Globe

Bij een PIM-koppeling met Exact Online blijft Exact de bron voor alles wat de administratie raakt: artikelcode, artikelgroep, eenheid, btw, grootboek, kostprijs, verkoopprijs en voorraad. Het PIM-systeem leest die basis en voegt de commerciële laag toe: marketingteksten, specificaties, vertalingen, media en kanaalcontent. De koppeling loopt via de Exact Online REST API, voor grote aantallen via het sync-endpoint. Schrijf zo weinig mogelijk terug naar Exact.

Exact Online is een veelgebruikt ERP- en boekhoudpakket in het Nederlandse en Belgische mkb. Het artikelmodel is gebouwd voor inkoop, verkoop, voorraad en boekhouding. Wat het verschil tussen beide systemen in het algemeen is, staat in PIM vs ERP.

Welke artikeldata blijft in Exact Online?

Het artikel in Exact Online (endpoint logistics/Items) bevat volgens de API-referentie, zoals overgenomen in de open-source client van Picqer, onder meer een code, een omschrijving, een extra omschrijving van 255 tekens, een barcode, een artikelgroep, een eenheid, een btw-code, gewichten, kostprijzen, een standaardverkoopprijs, een voorraadhoeveelheid, een start- en einddatum en vlaggen zoals IsSalesItem, IsStockItem en IsWebshopItem. Daarnaast heeft een artikel tien itemklassen (Class_01 tot Class_10) en een afbeelding.

Dat is precies de data die financiële en logistieke processen sturen. Laat die eigenaarschap bij Exact, zodat facturen, voorraadwaardering en btw-aangifte kloppen.

Welk systeem beheert welke velden?

Het algemene patroon voor deze verdeling beschrijft PIM en ERP koppelen: datastromen en eigenaarschap. Leg de verdeling vast in uw productdata-governance, met per veld één eigenaar.

Vrije velden en artikelkenmerken

Exact Online biedt per artikel vaste vrije velden: tien tekstvelden, acht numerieke velden, vijf datumvelden en vijf ja/nee-velden. Artikelkenmerken (extra velden) leest u via het endpoint read/logistics/ItemExtraField, met per veld een nummer, omschrijving en waarde. Volgens de API-documentatie is een apart custom-field-endpoint alleen beschikbaar voor gebruikers van Exact Online Premium.

Die velden zijn bruikbaar voor een paar vaste kenmerken die de administratie nodig heeft, zoals een kleurcode of een leverancierscode. Voor tientallen attributen per productfamilie, waardelijsten, meertaligheid en validatieregels zijn ze te beperkt.

Welke integratiepatronen zijn er?

1. Standaardconnector. Een app uit de Exact App Center of een connector van de PIM-leverancier synchroniseert artikelen op vaste velden. Snel, met beperkte invloed op mapping.
2. iPaaS. Een integratieplatform haalt artikelen uit Exact en levert ze aan het PIM-systeem, en verzorgt ook prijs-, voorraad- en orderstromen naar de webshop.
3. Maatwerk op de REST API. Een eigen service leest de endpoints en schrijft naar het PIM-systeem. Open-source clients zoals de PHP-bibliotheek van Picqer nemen paginering en tokenvernieuwing uit handen.

In de onderzochte verificatiegegevens van PIM-leveranciers op pimsysteem.nl staat geen PIM-leverancier die een gedocumenteerde standaardconnector voor Exact Online of Exact Globe noemt. Vraag daarom elke leverancier naar een werkende referentie, of plan de koppeling via iPaaS of maatwerk.

Endpoints en volumes

De sync-endpoints werken met een timestamp die een rijversie is, geen datum. Bewaar de hoogste timestamp en ga bij de volgende run daarvandaan verder. Verwijderde artikelen haalt u op via SyncDeleted. Exact begrenst het aantal API-aanroepen per divisie (administratie) per minuut en per dag. Overschrijdt u de daglimiet, dan geeft de API HTTP 429. Gebruik daarom sync- en bulkendpoints in plaats van per artikel te lezen.

Welke syncrichting en frequentie kiest u?

Basisgegevens gaan van Exact naar het PIM-systeem, als delta via het sync-endpoint, bijvoorbeeld elk uur of elke nacht. Nieuwe artikelen verschijnen dan automatisch in het PIM-systeem als 'te verrijken'. Prijs en voorraad gaan rechtstreeks van Exact naar de webshop, vaak vaker dan productcontent.

Terugschrijven naar Exact is alleen zinvol voor een klein aantal velden, bijvoorbeeld een in het PIM-systeem vastgestelde GTIN of een publicatiestatus. Leg die velden vooraf vast en schrijf nooit omschrijvingen terug die Exact op facturen gebruikt, anders veranderen documenten zonder dat de administratie het weet.

Hoe zit het met Exact Globe?

Exact Globe en Exact Globe+ zijn ERP-oplossingen van Exact naast Exact Online. Exact verwijst voor Globe+ naar eigen API-documentatie, een App Store en een partnerportaal. De rolverdeling blijft dezelfde: Globe beheert artikelcode, prijzen, voorraad en boekhoudvelden, het PIM-systeem de verrijking. Controleer met uw Exact-partner welke integratiemethode uw Globe-versie ondersteunt en welke artikelvelden en vrije velden die ontsluit, voordat u de mapping ontwerpt.

Welke valkuilen ziet u in Exact-koppelingen?

1. Twee eigenaren voor de barcode. Als inkoop de EAN in Exact invoert en het PIM-team in het PIM-systeem, ontstaan verschillen. Kies één bron.
2. Omschrijving als marketingtitel. De omschrijving in Exact is kort en gemaakt voor documenten. Gebruik in het PIM-systeem een apart titelveld.
3. Per artikel lezen. Losse aanroepen op logistics/Items met 60 records per pagina lopen snel tegen de minuut- en daglimiet aan. Gebruik sync en bulk.
4. Vrije velden als datamodel. Wie het productdatamodel in vrije velden en itemklassen van Exact bouwt, loopt vast bij de eerste nieuwe productfamilie of taal.
5. Meerdere divisies. Elke administratie in Exact is een aparte divisie met eigen artikelen en limieten. Bepaal welke divisie leidend is voor het PIM-systeem.

Voor een mkb-organisatie die twijfelt of de investering in PIM en koppeling loont, helpt PIM voor het mkb bij de afweging.

Belangrijkste punten

• Exact Online blijft eigenaar van artikelcode, groep, eenheid, btw, prijzen en voorraad; het PIM-systeem beheert teksten, specificaties, vertalingen en media.
• Gebruik sync/Logistics/Items met een opgeslagen timestamp voor wijzigingen, en bulkendpoints voor volledige sets.
• Houd rekening met API-limieten per divisie per minuut en per dag.
• Bouw uw datamodel in het PIM-systeem, en gebruik vrije velden in Exact alleen voor administratieve kenmerken.
• Er is in de geverifieerde leveranciersgegevens geen standaard PIM-connector voor Exact gedocumenteerd; vraag om referenties of kies iPaaS of maatwerk.