Het PIM-selectieproces in acht stappen

Een goede PIM-selectie volgt acht vaste stappen, en elke stap eindigt met een document dat de volgende stap voedt. Zo kiest u op basis van uw eigen processen en data, en kunt u het besluit later tegenover directie, IT en inkoop verantwoorden. Hieronder vindt u per stap de planning in weken, de betrokken rollen en het verwachte resultaat.

De planning in dit artikel is een indicatieve praktijkbandbreedte voor een middelgrote organisatie (enkele tienduizenden SKU's, twee tot vijf talen, een ERP-systeem en twee of meer verkoopkanalen). Het is een ervaringsgetal zonder onderzoeksbron. Pas de weken aan op uw omvang en besluitvorming.

Hoe verloopt een PIM-selectie in acht stappen?

Stap 3 en 4 lopen deels parallel: de marktverkenning start zodra de must-haves bekend zijn.

Welke rollen heeft u nodig in het selectieteam?

Een selectie mislukt vaker op besluitvorming dan op techniek. Leg daarom vooraf vast wie adviseert en wie beslist.

Stap 1 tot en met 4: van projectopdracht naar shortlist

1. Scope en projectopdracht. Formuleer drie tot vijf meetbare doelen, zoals "nieuwe producten binnen vijf werkdagen online in alle talen". Leg vast welke systemen en kanalen in scope zijn en wat bewust buiten scope valt. Spreek een budgetbandbreedte af; zonder bandbreedte vergelijkt u later aanbiedingen die niet vergelijkbaar zijn.
2. Huidige situatie en use cases. Teken de systemen en datastromen: ERP, DAM, webshop, marktplaatsen, leveranciersaanlevering. Tel SKU's, attributen, talen, kanalen en gebruikers, en maak een groeiraming voor drie tot vijf jaar. Schrijf vijf tot acht use cases uit in de taal van de werkvloer, bijvoorbeeld "een leverancier levert een Excel met 2.000 artikelen aan en die moeten binnen een week verrijkt naar bol".
3. Programma van eisen. Vertaal de use cases naar toetsbare eisen en prioriteer met MoSCoW. Hoe u dat doet, leest u in een programma van eisen voor PIM opstellen. Stel in deze stap ook het wegingsmodel vast, vóór u de eerste offerte ziet.
4. Marktverkenning. Stel een longlist samen op basis van uw profiel: B2B of B2C, aantal SKU's, standaarden zoals ETIM of GS1, en gewenst deploymentmodel. Het leveranciersoverzicht helpt bij de eerste filtering. Gartner beschrijft in de Market Guide for Product Information Management Solutions (22 januari 2025, Helen Grimster en Jason Daigler) de opties in deze markt; gebruik zo'n rapport als controle op uw longlist, met uw eigen eisen als maatstaf. Schrap leveranciers die een must-have aantoonbaar missen en houd drie tot vijf kandidaten over.

Stap 5 tot en met 8: van RFP naar contract

5. RFP en schriftelijke beoordeling. Stuur de shortlist een gestructureerde uitvraag met uw eisen, use cases, volumes en een vast prijsformat. Geef leveranciers drie tot vier weken en organiseer een vragenronde waarvan alle partijen dezelfde antwoorden ontvangen. De opbouw staat in de PIM RFP-template.
6. Gescripte demo's. Laat twee of drie finalisten uw scenario's uitvoeren met uw eigen productdata. Elke stakeholder scoort zelfstandig op een vast formulier, vóór de groepsbespreking. Scenario's en scoreformulier vindt u bij gescripte PIM-demo's.
7. Proof of concept en referenties. Een PoC is zinvol als twee finalisten dicht bij elkaar liggen of als één eis zwaar weegt, zoals een complexe ERP-koppeling of een variantenstructuur. Spreek minstens twee referenties met vergelijkbare omvang en sector, bij voorkeur zonder de leverancier aan tafel. Werk de totale eigendomskosten (TCO) over vijf jaar uit voor beide finalisten.
8. Besluit en contract. Leg het gunningsadvies met scores en onderbouwing voor aan de stuurgroep. Onderhandel over licentiemetriek, prijsindexatie, SLA, exitregeling en dataexport. Verwerkt de leverancier persoonsgegevens, zoals gebruikersaccounts of leverancierscontacten, dan is een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 van de AVG verplicht. Kies de implementatiepartner in dezelfde fase, zodat het PIM-projectplan direct kan starten.

Hoe lang duurt een PIM-selectie per type organisatie?

De grootste vertragers zijn een ontbrekend budgetkader, stuurgroepen die zelden bijeenkomen en een demodataset die pas laat klaar is. Plan de dataset daarom al in stap 2.

Wat verandert er als u onder de Aanbestedingswet valt?

Voor aanbestedende diensten gelden van 1 januari 2026 tot en met 31 december 2027 nieuwe Europese drempels, vastgesteld in Gedelegeerde Verordening (EU) 2025/2152: 140.000 euro voor leveringen en diensten van de rijksoverheid en 216.000 euro voor andere aanbestedende diensten, exclusief btw (bron: Dirkzwager en Cuatrecasas). Een PIM-contract met licenties en implementatie over meerdere jaren komt daar snel boven.

Drie gevolgen voor uw selectieproces:

• Gunningscriteria vooraf. Artikel 2.114 van de Aanbestedingswet 2012 maakt de beste prijs-kwaliteitverhouding het uitgangspunt; gunt u op laagste prijs, dan motiveert u dat in de aanbestedingsstukken. Volgens PIANOo maakt u de criteria en hun weging vooraf bekend, en bij voorkeur het volledige beoordelingsmodel.
• Demo's binnen het kader. Een gescripte demo kan onderdeel zijn van de beoordeling, mits de scenario's en de scoring vooraf in de aanbestedingsstukken staan en voor alle inschrijvers gelijk zijn.
• Planning. Neem de wettelijke termijnen en de opschortende termijn na de gunningsbeslissing op in uw planning. Stem de procedurekeuze af met uw inkoopadviseur of PIANOo-richtlijnen.

Belgische aanbestedende overheden werken met dezelfde Europese drempels; die zijn voor 2026 en 2027 omgezet via een ministerieel besluit van 5 januari 2026.

Belangrijkste punten

• Werk in acht stappen, elk met een vaste deliverable, zodat het besluit controleerbaar blijft.
• Reken indicatief op 12 tot 18 weken voor een middelgrote organisatie; mkb kan in 6 tot 8 weken.
• Stel het wegingsmodel vast vóór de eerste offerte en laat stakeholders zelfstandig scoren.
• Beoordeel finalisten met uw eigen data, referenties en een TCO over vijf jaar.
• Publieke organisaties toetsen de opdrachtwaarde aan de drempels van 140.000 en 216.000 euro en maken gunningscriteria vooraf bekend.