Kort antwoord
Een gescripte PIM-demo laat finalisten uw eigen scenario's uitvoeren met uw eigen productdata, in een vaste volgorde en binnen een vaste tijd. Stuur de dataset en het script twee weken vooraf, laat elke stakeholder zelfstandig scoren op een schaal van 1 tot 5, en vraag de leverancier live te laten zien wat standaard is en wat configuratie of maatwerk vraagt.
Een gescripte demo is de meest informatieve stap in een PIM-selectie, omdat u ziet hoe het systeem met uw eigen data en processen werkt. De leverancier volgt uw script, met uw productdata, in uw volgorde. Daardoor vergelijkt u finalisten op dezelfde taken, en ziet u direct waar configuratie of maatwerk nodig is.
Nodig twee of drie finalisten uit die door de RFP-beoordeling zijn gekomen. Het complete traject staat in het PIM-selectieproces in acht stappen.
Hoe bereidt u een gescripte PIM-demo voor?
- Kies vijf tot acht scenario's uit de use cases van uw programma van eisen. Elk scenario test een must-have of een zwaarwegende should-have.
- Stel een demodataset samen van indicatief 200 tot 500 producten: producten met varianten, twee of meer talen, een leveranciersbestand met fouten en dubbelingen, afbeeldingen en een paar producten met ontbrekende verplichte velden.
- Stuur script en dataset twee weken vooraf. Vraag de leverancier om de data te laden en het datamodel in te richten. Vraag daarbij hoeveel uur de voorbereiding kostte; dat zegt iets over de implementatie-inspanning.
- Leg de spelregels vast: vaste tijd per scenario, geen eigen slides tijdens de scenario's, de bediening ligt zoveel mogelijk bij de consultant van de leverancier en op verzoek bij uw key user.
- Verdeel rollen in uw team: één voorzitter die de tijd bewaakt, één notulist die per scenario noteert wat standaard, configuratie of maatwerk is, en de beoordelaars.
Welke scenario's laat u een PIM-leverancier demonstreren?
| Nr. | Scenario | Wat de leverancier live laat zien | Waar u op let |
|---|---|---|---|
| S1 | Leveranciersbestand importeren | Excel met 300 regels importeren, kolommen mappen, mapping opslaan, foutrapport tonen | Aantal handelingen, duidelijkheid van fouten, hergebruik van mapping |
| S2 | Product verrijken tot publicatieklaar | Eén product aanvullen met attributen, teksten in twee talen en afbeeldingen | Overzicht van ontbrekende velden, snelheid voor een redacteur |
| S3 | Bulkbewerking | Eén attribuut wijzigen voor 1.000 producten met een filter | Filtermogelijkheden, ongedaan maken, logging |
| S4 | Varianten en overerving | Nieuw model met acht varianten aanmaken, waarde op modelniveau wijzigen | Overerving, uitzonderingen per variant |
| S5 | Workflow en review | Nieuw product doorloopt verrijking, review en goedkeuring met meldingen | Configuratie door uzelf of door de leverancier |
| S6 | Datakwaliteit | Completeness per kanaal en taal, validatieregel blokkeert publicatie | Instelbaarheid, dashboard per categorie |
| S7 | Publicatie naar kanaal | Kanaalspecifieke titel en export naar webshop en een marktplaats zoals bol | Kanaalverschillen zonder dubbele data |
| S8 | Integratie en API | Live API-call die een product leest en wijzigt, plus de ERP-synchronisatie | Documentatie, foutafhandeling, eigenaarschap per veld |
Bij S3 gaat het om bulkbewerking: het in één handeling wijzigen van veel producten tegelijk. Bij S6 is de completeness-score het percentage ingevulde verplichte velden per product, kanaal of taal. De inrichting van S5 sluit aan op workflows in PIM.
Welke vragen stelt u tijdens de demo?
Vraag per scenario door op drie punten. Deze vragen tonen de verschillen tussen leveranciers die in een standaardpresentatie verborgen blijven.
| Onderwerp | Vraag aan de leverancier |
|---|---|
| Standaard of maatwerk | Welk deel van wat u nu liet zien is standaard, welk deel configuratie en welk deel speciaal voor deze demo gebouwd? |
| Zelfstandigheid | Kan onze productdatamanager dit zelf aanpassen zonder consultant of ontwikkelaar? |
| Schaal | Hoe lang duurt deze handeling bij 50.000 producten in plaats van 300? |
| Fouten | Wat ziet de gebruiker als de import halverwege faalt, en hoe herstelt hij dat? |
| Historie | Waar ziet u wie deze waarde wanneer heeft gewijzigd, en kunt u terug naar een vorige versie? |
| Rechten | Kan een externe leverancier alleen zijn eigen producten en alleen bepaalde attributen zien? |
| AI | Welke AI-functie zit in de standaardlicentie, welke data gaat naar welk model, en hoe controleert een redacteur de uitkomst? |
| Upgrade | Wat gebeurt er met deze configuratie bij de volgende release? |
Laat uw key users ook zelf tien minuten met het systeem werken in een testomgeving. Hun eerste indruk van de bediening is een betrouwbare voorspeller van de latere adoptie.
Hoe ziet een scoreformulier voor een PIM-demo eruit?
Iedere beoordelaar scoort zelfstandig per scenario op een schaal van 1 tot 5. Bespreek pas daarna in de groep.
| Score | Betekenis |
|---|---|
| 1 | Niet getoond of niet mogelijk |
| 2 | Mogelijk met maatwerk |
| 3 | Mogelijk met configuratie door de leverancier |
| 4 | Standaard, met enkele omwegen voor de gebruiker |
| 5 | Standaard, direct werkbaar voor de dagelijkse gebruiker |
Voorbeeld van een scoreregel per beoordelaar (rekenvoorbeeld):
| Scenario | Weging | Leverancier A | Leverancier B | Opmerking |
|---|---|---|---|---|
| S1 Import | 20% | 4 | 3 | B vraagt per leverancier een nieuwe mapping |
| S2 Verrijken | 15% | 3 | 5 | A heeft veel klikken per product |
| S3 Bulkbewerking | 10% | 5 | 4 | |
| S4 Varianten | 15% | 4 | 4 | |
| S5 Workflow | 10% | 3 | 4 | A vereist consultant voor wijziging |
| S6 Datakwaliteit | 10% | 4 | 3 | |
| S7 Publicatie | 10% | 4 | 4 | |
| S8 API en ERP | 10% | 3 | 4 | |
| Gewogen totaal | 100% | 3,75 | 3,85 |
Middel de scores per scenario over de beoordelaars en bespreek verschillen van twee punten of meer. Die verschillen wijzen vaak op een scenario dat de ene groep anders beoordeelde dan de andere, bijvoorbeeld IT positief en key users negatief.
Publieke organisaties die de demo als onderdeel van de gunning gebruiken, nemen scenario's, scoreschaal en weging vooraf op in de aanbestedingsstukken. PIANOo adviseert om criteria, weging en bij voorkeur het volledige beoordelingsmodel vooraf bekend te maken.
Wat doet u na de demo?
- Scoor dezelfde dag, nog vóór de groepsbespreking.
- Noteer open punten per leverancier en stuur die binnen twee werkdagen schriftelijk toe.
- Bel referenties met dezelfde scenario's als gespreksleidraad.
- Besluit over een proof of concept als twee finalisten dicht bij elkaar liggen of een zware eis onduidelijk bleef.
De fouten die organisaties in deze fase het vaakst maken, staan in tien veelgemaakte fouten bij het kiezen van een PIM. Wilt u eerst een longlist opbouwen, gebruik dan het leveranciersoverzicht.
Belangrijkste punten
- Laat finalisten vijf tot acht scenario's uitvoeren met uw eigen dataset van 200 tot 500 producten.
- Stuur script en data twee weken vooraf en vraag hoeveel voorbereidingstijd het kostte.
- Vraag per scenario wat standaard, configuratie of maatwerk is.
- Laat elke beoordelaar zelfstandig scoren op een schaal van 1 tot 5, vóór de groepsbespreking.
- Laat key users zelf met het systeem werken; hun oordeel voorspelt de adoptie.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt een gescripte PIM-demo?
Plan indicatief drie tot vier uur per leverancier: een kwartier introductie, twee tot tweeënhalf uur scenario's, een half uur technische vragen en een half uur voor vragen van key users. Plan maximaal twee demo's per dag en scoor direct na afloop, zodat de indrukken niet door elkaar lopen.
Moet een PIM-leverancier demonstreren met mijn eigen data?
Ja. Stuur een representatieve dataset van 200 tot 500 producten mee, inclusief varianten, meerdere talen, een rommelig leveranciersbestand en afbeeldingen. Met eigen data ziet u of het datamodel past en hoe het systeem met uw uitzonderingen omgaat. Een leverancier die uw data niet wil laden, geeft daarmee informatie over de latere implementatie.
Wie beoordeelt een PIM-demo?
Laat minimaal de eigenaar van de productdata, twee of drie key users, iemand van e-commerce of marketing, de IT-architect en de opdrachtgever scoren. Iedereen scoort zelfstandig op hetzelfde formulier vóór de groepsbespreking. Zo voorkomt u dat de mening van de hoogste functie de scores van anderen bepaalt.
Wanneer is een proof of concept nodig na de PIM-demo?
Een proof of concept is zinvol als twee finalisten na de demo dicht bij elkaar scoren, of als een zware eis in een demo niet goed te beoordelen is, zoals een complexe ERP-koppeling, een groot importvolume of een ingewikkelde variantenstructuur. Beperk de PoC tot twee of drie scenario's en leg vooraf vast wanneer hij geslaagd is.