Workflow
Een workflow is een vastgelegde reeks stappen, taken en goedkeuringen waarlangs productdata door het PIM-systeem gaan, met per stap een verantwoordelijke rol en duidelijke voorwaarden om door te gaan.
In een PIM-systeem stuurt een workflow het werk aan productdata: wie een nieuw product aanmaakt, wie specificaties aanvult, wie teksten schrijft en vertaalt, wie controleert en wie publiceert. Elke stap heeft een rol, een taak en een uitgangscriterium, zoals een minimale volledigheid of een goedkeuring. Het systeem stuurt taken naar de juiste gebruikers en houdt bij waar elk product staat.
Typische workflows zijn productintroductie, verrijking, vertaling, review van wijzigingen in gevoelige velden en uitfasering. Veel PIM-systemen bieden een visuele workflowbouwer; andere werken met statussen en takenlijsten. Een audit trail legt vast wie wat wanneer heeft goedgekeurd.
Ontwerp workflows vanuit het werkelijke proces en houd ze kort. Elke extra goedkeuringsstap verlengt de doorlooptijd. Het artikel Workflows in PIM beschrijft de inrichting van verrijking, review en publicatie.
Voorbeeld uit de praktijk
Een foodproducent laat elke wijziging in allergeneninformatie automatisch langs de afdeling kwaliteit lopen, die moet goedkeuren voordat de data naar GS1 Data Source gaan.