TCO (Total Cost of Ownership)
TCO (Total Cost of Ownership) is het totaal van alle directe en indirecte kosten van een systeem over de volledige gebruiksduur, van selectie en implementatie tot beheer, doorontwikkeling en vervanging.
Bij PIM telt u voor de TCO deze posten mee: licentie of abonnement, implementatie door een partner, datamigratie en opschoning, integraties met ERP, webshop en kanalen, interne projecturen, training, hosting bij zelf beheerde software, jaarlijks beheer, doorontwikkeling en uiteindelijk exitkosten. Vergelijk leveranciers over een vaste periode, meestal vijf jaar.
De verhoudingen verschillen sterk per type oplossing. Bij open source vallen de licentiekosten laag uit en liggen implementatie en hosting hoger. Bij SaaS zijn de jaarlijkse kosten voorspelbaar, met prijsstappen bij meer producten, kanalen of gebruikers. Vraag die staffels in de RFP expliciet uit.
Rekenvoorbeeld, indicatief: 60.000 euro abonnement per jaar, 150.000 euro implementatie en 40.000 euro intern beheer per jaar geeft over vijf jaar een TCO van 650.000 euro. Het artikel Wat kost een PIM-systeem? geeft bandbreedtes per kostenpost.
Voorbeeld uit de praktijk
Een selectieteam zet drie PIM-voorstellen naast elkaar op vijfjarige TCO en ziet dat de goedkoopste licentie door hogere integratiekosten de duurste oplossing wordt.