RFP (Request for Proposal)
Een RFP (Request for Proposal) is een formeel verzoek aan leveranciers om op basis van uw eisen, scenario's en voorwaarden een inhoudelijk en commercieel voorstel uit te brengen.
In een PIM-selectie volgt de RFP op de verkenning en de longlist. Het document beschrijft uw organisatie en doelen, het huidige IT-landschap, de functionele en technische eisen, het datavolume, de gewenste integraties, de implementatieaanpak en de commerciële vragen. Leveranciers antwoorden per eis en geven een prijsopbouw voor licenties, implementatie en beheer.
Een bruikbare RFP stelt concrete vragen. Vraag naar hoe iets werkt, met een voorbeeld, en laat leveranciers aangeven of een functie standaard, configureerbaar, maatwerk of niet beschikbaar is. Prioriteer de eisen met de MoSCoW-methode en weeg ze in een scorematrix. Vraag kosten over vijf jaar uit om de TCO te kunnen vergelijken.
Houd de RFP compact genoeg om de beste leveranciers te laten reageren, en volg hem op met gescripte demo's op uw eigen data. Het artikel PIM RFP-template geeft de structuur en voorbeeldvragen per onderdeel.
Voorbeeld uit de praktijk
Een fashionmerk stuurt een RFP met 120 eisen en vijf scenario's naar vier PIM-leveranciers en nodigt de twee hoogst scorende uit voor een demo met eigen productdata.