Workflow

In een PIM-systeem is een workflow een formeel proces dat productgegevens doorlopen om ervoor te zorgen dat zij van hoge kwaliteit en volledig zijn voordat zij worden gepubliceerd. Een workflow kan bijvoorbeeld bepalen dat gegevens worden ingevoerd door een medewerker, geverifieerd door een controleur, goedgekeurd door een manager, en dan pas naar verkoopkanalen worden gestuurd.

Componenten van een workflow

Een workflow bestaat uit meerdere stappen (ook wel fasen of staten genoemd). Elke stap kan aan bepaalde gebruikersgroepen of individuen worden toegewezen. Tussen stappen kunnen voorwaarden of validaties plaats vinden die bepalen of gegevens verder mogen gaan of wijzigingen behoeven. Workflows kunnen ook vervolgacties triggeren, zoals het sturen van meldingen wanneer gegevens klaar zijn voor goedkeuring.

Belang voor kwaliteitsgarantie

Workflows zijn essentieel voor het waarborgen van datakwaliteit en -compleetheid. Zonder workflow kunnen onvolledig of onjuiste gegevens in het systeem terechtkomen en uiteindelijk naar klanten gaan. Door duidelijke stappen en goedkeuringspunten in te stellen, worden fouten voorkomen en ontstaat transparantie over wie verantwoordelijk is voor welke stap.

Automatisering en vlaggen

Moderne PIM-systemen ondersteunen geavanceerde workflows met automatische acties. Als bepaalde validaties worden geactiveerd, kan het systeem automatisch melding geven aan relevante personen, of kan een product teruggestuurd worden naar een eerdere stap voor aanpassingen. Dit verlicht de belasting op medewerkers en versnelt het proces.

Workflows per kanaal

Sommige organisaties hanteren verschillende workflows voor verschillende doeleinden. Producten die naar een verkoopkanaal gaan, moeten mogelijk volledige productteksten en afbeeldingen hebben. Producten die uitsluitend in B2B-contexten worden gebruikt, hebben misschien minder strikte eisen. Een goed PIM-systeem biedt de flexibiliteit om verschillende workflows per kanaal of productcategorie in te stellen.

Integratie met ERPkwaliteit en DAM

Workflows kunnen ook integreren met externe systemen. Als afbeeldingen van een DAM-systeem worden gelinkt en een afbeelding wordt bijgewerkt, kan dit een workflow triggeren om het product opnieuw goed te keuren. Evenzo kan een workflow bepalen dat gegevens pas naar het ERP gaan wanneer zij volledig zijn en goedgekeurd.