Onboarding
Onboarding verwijst naar het initiële proces van het laden van grote hoeveelheden productgegevens in een nieuw of uitgebreid PIM-systeem. Dit kan gaan van enkele honderden tot miljoenen producten. Goede onboarding is kritiek: als gegevens verkeerd worden geladen, zullen problemen zich voortplanten door alle downstream systemen. Daarom is onboarding vaak een zorgvuldig geplande operatie.
Fasen van onboarding
Het onboarding proces bestaat doorgaans uit meerdere fasen. De eerste is voorbereiding: brongegevens worden verzameld, schema's worden gedefinieerd en mappings tussen bronformaten en PIM-structuur worden vastgesteld. De tweede fase is transformatie: gegevens worden schoongemaakt en naar het PIM-format omgezet. De derde fase is validatie: gegevens worden gecontroleerd op volheid en juistheid. De laatste fase is publicatie: gegevens worden klaar gezet voor gebruik.
Data cleansing
Veel organisaties merken dat hun bestaande gegevens niet zo schoon zijn als verwacht. Duplicaten bestaan, waarden zijn inconsistent, en bepaalde gegevens ontbreken. Onboarding biedt een gelegenheid om dit op te schonen. Dit vergt echter investering van tijd en menskracht. Veel succesvolle PIM-projecten budgetteren 20-30% van hun inspanningen voor data cleansing.
Bronsystemen
Gegevens voor onboarding kunnen uit meerdere bronnen komen. Het ERP-systeem bevat basisproductinformatie. Het e-commerce platform bevat webshop-beschrijvingen. Spreadsheets bevatten aanvullende kenmerken. Een DAM-systeem bevat afbeeldingenverwijzingen. Onboarding moet deze bronnen harmoniseren in één consistente PIM-dataset.
Tools en automatisering
Moderne PIM-implementaties gebruiken data integration tools en ETL (Extract, Transform, Load) processen om onboarding te automatiseren. Dit versnelt het proces en vermindert fouten. Templating tools helpen teams structuur aan te brengen in gegevens voordat zij in het PIM worden geladen. API's stellen externe systemen in staat om rechtstreeks gegevens in het PIM in te voeren.
Iteratief proces
Onboarding is meestal niet eenmalig. Naarmate nieuwe producten worden uitgebracht of productlijnen worden opgeofferd, vindt onboarding plaats. Ook wanneer gegevens van nieuwe verkoopkanalen beschikbaar komen, moet onboarding plaatsvinden. Daarom investeren veel organisaties in het creëren van herbruikbare onboarding processen en templates.
Risicomanagement
Onboarding brengt risico's mee. Grote gegevensbulks kunnen servers overbelasten. Onjuiste mappings kunnen duizenden records verpest achterlaten. Daarom voeren veel organisaties onboarding eerst in testomgevingen uit, en valideren zorgvuldig voordat zij naar productie gaan. Change management en communicatie zijn essentieel voor succesvolle onboarding.